La circolare n. 18/E del 24 giugno 2014 dell’Agenzia delle Entrate chiarisce alcuni aspetti e risponde ad alcuni quesiti sulla fattura elettronica.
Per fattura elettronica si intende più che altro la modalità di trasmissione che deve essere appunto elettronica.
Per distinguere le fatture elettroniche da quelle cartacee non si fa riferimento al tipo di formato originario (elettronico o cartaceo utilizzato per la sua creazione), bensì alla circostanza che la fattura sia in formato elettronico quando viene trasmessa, ricevuta e accettata dal destinatario.
Non possono essere quindi considerate elettroniche le fatture che, seppur create in formato elettronico tramite appositi software siano successivamente inviate e ricevute in formato cartaceo.
Al contrario possono essere considerate elettroniche le fatture che ,seppur create in formato cartaceo, siano successivamente trasformate in documenti informatici per essere inviate e ricevute tramite canali telematici.
E’ fondamentale che il soggetto passivo assicuri l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione.
Chi emette la fattura elettronica può utilizzare i sistemi informatici che ritiene più idonei a garantire i requisiti di autenticità e integrità.
Riguardo agli obblighi di conservazione della fattura elettronica, la circolare precisa che le fatture elettroniche devono essere conservate in modalità elettronica in conformità alle disposizioni del Codice dell’Amministrazione Digitale.
Ulteriore precisazione è che anche le fatture cartacee, così come quelle create in formato elettronico, possano essere conservate elettronicamente.
L’emittente delle fattura elettronica ne garantisce l’origine informatica e l’integrità del contenuto e procede quindi con la diretta conservazione elettronica della fattura emessa. Il destinatario della fattura elettronica può o meno accettare tale processo. Nel caso in cui non accetti, potrà stampare il documento garantendone la leggibilità e trattarlo come copia analogica di documento informatico ai sensi dell’articolo 23 del Codice dell’Amministrazione Digitale.
Nel caso in cui invece accetti il documento in formato elettronico, il destinatario potrà stabilizzarne la prova informatica attraverso un processo di conservazione elettronica.
È invece obbligatorio conservare elettronicamente le fatture elettroniche emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione (obbligatorie dal 6 giugno 2014). Ciò vale tanto per l’emittente della fattura, quanto per il destinatario della fattura che è vincolato ad accettare il processo di fatturazione elettronica