La scadenza è venerdì 6 aprile 2018.
I soggetti obbligati alla comunicazione hanno la possibilità di utilizzare la piattaforma Fatture e Corrispettivi, ma anche i nuovi software di compilazione e controllo messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate a partire dal 5 febbraio scorso.
Una volta generato il file, il software di controllo consente di individuare eventuali incongruenze rispetto alle specifiche tecniche.
Alcuni degli errori rilevati nella compilazione comportano soltanto l’invio di una segnalazione da parte del sistema (es. indicazione di una partita IVA che risulta cessata), affinché il soggetto passivo effettui le relative verifiche e correzioni. Altre tipologie di errore, invece, comportano lo scarto della comunicazione.
Ad esempio, il file viene scartato se, a fronte dell’indicazione di un’aliquota IVA pari a zero, il campo relativo alla natura dell’operazione non viene compilato.
Il sistema di ricezione effettua il controllo anche sulla validità della partita IVA o del codice fiscale delle controparti, verificando che questi siano presenti nella banca dati dell’Anagrafe tributaria.
Altri errori che comportano lo scarto della comunicazione riguardano le dimensioni del file , nonché l’invalidità della firma elettronica.
Particolare attenzione dovrà essere prestata anche al nome attribuito al file, poiché, in caso di duplicazione o di denominazione non conforme allo standard, il file sarà scartato.
Preliminarmente all’invio della comunicazione, è comunque necessario autenticare il file, apponendo una firma qualificata oppure la c.d. “firma Entrate” .
In alternativa, per coloro che utilizzano la piattaforma Fatture e Corrispettivi, è disponibile il “sigillo elettronico”.
Si rammenta, inoltre, che il certificato di firma elettronica può essere intestato al soggetto passivo IVA obbligato alla trasmissione; a un soggetto incaricato a operare in nome e per conto di quest’ultimo; a un intermediario abilitato.
Una volta effettuato l’invio, viene comunicato l’esito dei controlli.
Se questo è positivo, viene visualizzata una pagina con il nome del file trasmesso, la data e l’ora di ricezione.
Se invece l’esito è negativo, il sistema segnala il tipo di errore riscontrato e il file deve essere trasmesso nuovamente.
Vi è una terza possibilità, ossia che il file sia accettato con segnalazioni. In tal caso, il soggetto passivo può decidere se effettuare o meno la rettifica.
Sono infatti disponibili anche le funzioni di annullamento e di rettifica. In tali ipotesi, occorre indicare l’identificativo del file originario ed eventualmente la posizione della fattura o delle fatture da annullare o rettificare.
In caso di annullamento, i dati si considerano non trasmessi; in caso di rettifica, invece, i dati originari sono sostituiti da quelli corretti.
Qualora, infine, sia stata inviata una comunicazione incompleta, in quanto sono state omesse alcune fatture, è consigliabile inviare un nuovo file con i soli dati mancanti, evitando di replicare i dati già trasmessi.