L’approvazione deve avvenire entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.
Tale adempimento, nelle società di capitali avviene al termine di un iter obbligatorio che prevede :
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la redazione del progetto di Bilancio e della relativa relazione sulla gestione
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la trasmissione del progetto di Bilancio e della relazione sulla gestione all’organo di controllo, se esistente, che provvede a redigere la relativa relazione;
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il deposito del bilancio presso la sede sociale della società per la presa visione da parte dei soci.
L’articolo 2364 del codice civile stabilisce che lo Statuto delle società può prevedere anche un maggior termine di approvazione del bilancio, ma comunque non superiore a 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio (29 giugno 2018).
Tale possibilità è prevista solo in caso di redazione del Bilancio Consolidato e se lo richiedono particolari esigenze relative alla struttura ed all’oggetto della società.
Il primo passo della procedura di approvazione del bilancio consiste dunque nella redazione del progetto di bilancio da parte degli amministratori, adempimento non delegabile, e che concerne la redazione dello Stato Patrimoniale, Conto Economico ,Nota Integrativa e Rendiconto Finanziario.
Gli amministratori devono poi comunicare il bilancio al collegio sindacale e al soggetto incaricato della revisione legale dei conti, con la relazione, almeno trenta giorni prima del termine fissato per l'assemblea che deve discuterlo.
A sua volta il collegio sindacale deve riferire all'assemblea sui risultati dell'esercizio sociale e sull'attività svolta nell'adempimento dei propri doveri, e fare le osservazioni e le proposte in ordine al bilancio e alla sua approvazione, con particolare riferimento all'esercizio della deroga di cui all'articolo 2423, quarto comma, del codice civile.
Ai sensi dell’articolo 2364, comma 2, del codice civile, gli amministratori devono convocare l’assemblea entro il termine stabilito dallo Statuto e, comunque, non superiore a centoventi giorni dalla chiusura dell’esercizio.
Lo Statuto può prevedere un maggior termine non superiore a centottanta giorni, per le società tenute alla redazione del bilancio consolidato, ossia, quando lo richiedono particolari esigenze.
Entro trenta giorni dall’approvazione del bilancio di esercizio , va depositato presso il Registro delle Imprese il bilancio, unitamente alla relazione sulla gestione, alla relazione del collegio sindacale, ossia del soggetto incaricato della revisione legale ed al verbale di approvazione del bilancio; inoltre l’elenco soci, se variato rispetto alla situazione esistente alla data di approvazione del bilancio dell’esercizio precedente.
Il deposito del bilancio di esercizio deve essere effettuato con procedura informatica, attraverso i canali della Camera di Commercio.
In base al DPCM del 10 dicembre 2008, il bilancio deve essere depositato in forma XBRL
Colui che firma i documenti dovrà attestarne anche la conformità in quanto depositato con i documenti conservati presso la società.