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Antiriclaggio: documentazione da conservare

  • di Luigi Mondardini

    Gli artt. 31 e 32 del DLgs. 231/2007 sono dedicati agli obblighi di conservazione.

    Sono stati oggetto di modifica dall’art. 2 del DLgs. 90/2017.
     
    I soggetti obbligati conservano copia dei documenti acquisiti in occasione dell’adeguata verifica della clientela e l’originale ovvero copia avente efficacia probatoria ai sensi della normativa vigente, delle scritture e registrazioni inerenti le operazioni.
     
    Inoltre, i documenti conservati devono rendere possibile quanto meno la ricostruzione univoca dei seguenti elementi: 
     
    - la data di instaurazione del rapporto continuativo o del conferimento dell’incarico; 
     
    - i dati identificativi del cliente, del titolare effettivo e dell’esecutore; 
     
    - informazioni sullo scopo, sulla natura del rapporto della prestazione; 
     
    - data importo e causale dell’operazione;
     
    - mezzi di pagamento utilizzati. 
     
    Secondo l’art. 32 co. 1 del DLgs. 231/2007: “I soggetti obbligati adottano sistemi di conservazione dei documenti, dei dati e delle informazioni idonei a garantire il rispetto delle norme dettate dal codice in materia di protezione dei dati personali (DLgs. 196/2003) nonché il trattamento dei medesimi esclusivamente per le finalità del decreto”. 
     
    Inoltre, le modalità di conservazione adottate devono prevenire qualsiasi perdita dei dati e delle informazioni ed essere idonee a garantire la ricostruzione dell’operatività o attività del cliente nonché l’indicazione esplicita dei soggetti legittimati ad alimentare il sistema di conservazione e accedere ai dati e alle informazioni ivi conservati. 
     
    Le predette modalità devono, altresì, assicurare: 
     
    - l’accessibilità completa e tempestiva ai dati e alle informazioni da parte delle autorità di cui all’art. 21 co. 4 lett. a); 
     
    - la tempestiva acquisizione, da parte del soggetto obbligato, dei documenti, dei dati e delle informazioni, con indicazione della relativa data;  
     
    - l’integrità dei dati e delle informazioni e la non alterabilità dei medesimi successivamente alla loro acquisizione; 
     
    - la trasparenza, la completezza e la chiarezza dei dati e delle informazioni nonché il mantenimento della storicità dei medesimi (art. 32 co. 2 del DLgs. 231/2007). 
     
     
    La conservazione elettronica  appare più idonea a garantire l’integrità dei dati e delle informazioni e la non alterabilità dei medesimi successivamente alla loro acquisizione. 
     
    Si  può  comunque ritenere che la conservazione cartacea sia ammissibile anche con la nuova disciplina. 
     
    Contenuto del fascicolo della clientela: 
     
    - Copia del documento di riconoscimento
    - Fotocopia codice fiscale
    - Fotocopia partita IVA
    - Visura camerale
    - Verbale Cda di nomina
    - Scheda di valutazione del rischio
    - Eventuale ulteriore documentazione richiesta dal professionista per l’individuazione del titolare effettivo
    - Documentazione in base alla quale si è verificata la possibilità di applicare obblighi semplificati o rafforzati di adeguata verifica della clientela   
    - Eventuale attestazione per l’esecuzione dell’obbligo di adeguata verifica da parte di terzi
    - Copia del mandato professionale
    - Dichiarazione da parte del cliente: sul titolare effettivo dell’operazione;  sullo scopo e sulla natura dell’attività o dell’operazione per la quale è richiesta la prestazione professionale; sui mezzi economici e finanziari per attuare l’operazione o instaurare l’attività.
    - Scheda per l’adeguata verifica della clientela 
    - Valutazione del rischio
    - Scheda per il controllo periodico sul rispetto delle limitazioni all’utilizzo del denaro contante 
    - Documenti delle prestazioni professionali svolte
    - Documentazione relativa alla cessazione della prestazione professionale o dell’operazione
    - Ogni altro documento o annotazione che il professionista ritenga opportuno conservare ai fini della normativa antiriciclaggio   
     

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