L’imprenditore commerciale deve conservare le scritture contabili per almeno 10 anni dalla data della registrazione dell’ultima operazione, anche se nel frattempo l’impresa cessi l’attività (articolo 2220 del codice civile).
In ambito fiscale, le scritture contabili obbligatorie e la relativa documentazione devono essere conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d'imposta (articolo 22 del Dpr 600/1973 e articolo 39 del Dpr 633/1972).
Pertanto, a tal fine, occorre verificare se la società sia interessata da qualche accertamento per gli anni precedenti. In caso positivo, la conservazione delle scritture contabili è, dunque, obbligatoria fino alla definizione dei medesimi, eventualmente anche oltre il termine decennale previsto dal codice civile.
L'obbligo di conservazione, negli stessi termini, si estende anche agli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute e le copie delle lettere e dei telegrammi spediti e delle fatture emesse. Nell’ipotesi in cui la società non sia soggetta ad accertamenti, la documentazione andrà comunque conservata ai fini fiscali fino allo scadere del periodo entro il quale è esperibile l’attività di controllo.