La redazione del bilancio impone una serie di adempimenti relativi alla sua redazione, approvazione e pubblicità.
Secondo il Codice civile, sono obbligate alla redazione del bilancio d'esercizio le società di capitali ( S.p.a., le Sa.p.a. e le S.r.l.), le società cooperative; le mutue assicuratrici; i consorzi e le società consortili; le società estere con sede secondaria in Italia.
L'iter per la formazione del bilancio d'esercizio si compone di diverse fasi: predisposizione del progetto di bilancio da parte dell'organo amministrativo; revisione del bilancio da parte dell'organo di controllo contabile;deposito dei documenti presso la sede sociale per consentirne la consultazione da parte dei soci; approvazione del progetto di bilancio da parte dell'assemblea ordinaria;deposito del bilancio presso il Registro delle imprese.
L'art. 2423 c.c. stabilisce che l'obbligo di redazione del bilancio d'esercizio, composto da Stato patrimoniale, Conto economico e Nota integrativa, sia in capo agli amministratori ovvero al consiglio di gestione (modello dualistico). Il progetto di bilancio, insieme con la relazione sulla gestione (quando obbligatoria) deve essere esaminato in occasione di una specifica seduta consiliare, la quale dovrà essere convocata almeno 30 giorni prima dell'assemblea che lo approva in caso di presenza dell'organo di controllo, o almeno 15 giorni prima negli altri casi.
E' possibile omettere la redazione della relazione sulla gestione nei casi in cui il bilancio sia predisposto in forma abbreviata, purché nella Nota integrativa vengano fornite le informazioni richieste a riguardo delle azioni proprie e delle azioni di società controllanti.
Nel verbale del consiglio di amministrazione dovrà essere fissata la data di convocazione dell'assemblea per l'approvazione del bilancio. Ai sensi dell'art. 2405 c.c., alla seduta devono partecipare i membri del collegio sindacale o del comitato per il controllo sulla gestione.
In presenza del collegio sindacale e/o del soggetto incaricato della revisione legale dei conti, il consiglio di amministrazione deve comunicare agli stessi il bilancio (completo di Stato patrimoniale, Conto economico e Nota integrativa, oltre alla relazione sulla gestione, qualora obbligatoria), almeno 30 giorni prima della data fissata per l'assemblea di approvazione del bilancio. Non oltre 15 giorni prima della data dell'assemblea, il collegio sindacale e l'organo di revisione dovranno entrambi redigere un'apposita relazione contenente le considerazioni svolte e le conclusioni raggiunte.
Il Codice civile prescrive che il bilancio d'esercizio debba essere depositato presso la sede sociale almeno 15 giorni prima della data dell'assemblea che è chiamata ad approvarlo, assieme agli ulteriori seguenti documenti (ove previsti) : copia integrale dei bilanci delle società controllate; prospetto riassuntivo dei principali dati delle società collegate; relazione sulla gestione; relazione del collegio sindacale; relazione del soggetto incaricato della revisione legale dei conti, ove previsto.
Il termine di deposito dei documenti indicati ha carattere perentorio: nel caso in cui non venga rispettato, infatti, la delibera di approvazione del bilancio può essere impugnata dai soci e, quindi, invalidata.
APPROVAZIONE: L'assemblea per l'approvazione del bilancio deve essere convocata dagli amministratori, o dal consiglio di gestione, entro il termine stabilito dallo statuto o dall'atto costitutivo, e comunque entro 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio. Lo statuto, tuttavia, può prevedere un maggior termine per l'approvazione del bilancio, non superiore a 180 giorni, al ricorrere di almeno una delle seguenti condizioni: redazione del bilancio consolidato; quando lo richiedano particolari esigenze relative alla struttura ed all'oggetto della società.
Nella convocazione dell'assemblea gli amministratori devono rispettare le formalità statuite dal Codice civile che variano in funzione della forma giuridica dell'impresa. Il mancato rispetto del termine ordinario di convocazione, ovvero di quello statutario, per omessa o tardiva convocazione, non determina tuttavia l'invalidità della deliberazione di approvazione del bilancio, ma la responsabilità dell'organo amministrativo.
Qualora non si raggiunga il quorum costitutivo dell'assemblea in primka convocazione , si deve procedere alla convocazione di una nuova assemblea alternativamente: fissando nell'avviso di prima convocazione dell'assemblea il giorno per la seconda convocazione oppure riconvocando l'assemblea entro 30 giorni dalla data della prima.
All'assemblea ordinaria dei soci deve partecipare il collegio sindacale ai sensi dell'art. 2405, co. 1, c.c.
Per S.r.l. è possibile esprimere la volontà assembleare anche con la cosiddetta procedura "decisioni dei soci" introdotta dal D.Lgs. 6/2003.
La pubblicità legale del bilancio di esercizio è disciplinata dall'art. 2435 c.c. disponendo che entro 30 giorni dalla data di approvazione del bilancio, gli amministratori devono depositare presso l'Ufficio del Registro delle imprese copia del bilancio corredata dalla relazione sulla gestione, dalla relazione del collegio sindacale, dal verbale di approvazione dell'assemblea ordinaria o del consiglio di sorveglianza.
Il deposito del bilancio deve essere effettuato esclusivamente in via telematica o su supporto informatico utilizzando la firma digitale (smart card) di un amministratore o tramite procura speciale con firma autografa dell'amministratore per certificare la conformità dei documenti inviati al Registro delle imprese.
Da alcuni anni è stato introdotto l'obbligo di presentazione del bilancio d'esercizio al Registro delle imprese in formato elettronico "Xbrl" (eXtensible Business Reporting Language), al fine di favorire gli scambi e la comunicazione di informazioni contabili-finanziarie.
BILANCIO e VERSAMENTO delle IMPOSTE: la data di approvazione del bilancio si riflette sui termini di versamento delle imposte relative alla dichiarazione dei redditi.
In generale, infatti, i versamenti a saldo e come primo acconto risultanti dalla dichiarazione dei redditi devono essere eseguiti entro il giorno 16 del sesto mese successivo a quello di chiusura del periodo d'imposta. Tuttavia, i soggetti che approvano il bilancio oltre l'ordinario termine di 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio, ossia entro 180 giorni, sono tenuti ad effettuare i versamenti entro il giorno 16 del mese successivo a quello di approvazione del bilancio o rendiconto.
Infine, se il bilancio è approvato 180 giorni oltre la chiusura dell'esercizio, i versamenti devono comunque essere effettuati entro il giorno 16 del mese successivo al sesto mese dalla chiusura dell'esercizio.