Dato il sempre più ampio utilizzo dell’indirizzo PEC il Ministero dello Sviluppo economico ha previsto che ciascun soggetto deve possedere un indirizzo PEC “esclusivo”.
L’eventuale soggetto terzo delegato a curare gli adempimenti della società/impresa dovrà utilizzare un indirizzo PEC per ciascun soggetto “gestito”.
Le società/imprese che hanno comunicato al Registro delle Imprese un indirizzo PEC utilizzato anche da altri devono provvedere a comunicarne uno esclusivamente proprio.
Il DL n. 185/2008, ha introdotto l’obbligo di dotarsi di una casella di posta elettronica certificata (PEC) ovvero di un analogo indirizzo e-mail basato su tecnologie che certifichino la data e l’ora dell’invio e della ricezione, nonché l’integrità di quanto inviato.
Tale obbligo riguardava inizialmente i professionisti iscritti in Albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato, le imprese costituite in forma societaria (società di persone, società di capitali, ecc.) e le Amministrazioni pubbliche. Il DL n. 179/2012, ha esteso l’obbligo della PEC alle imprese individuali.
Quindi a decorrere dal 30.6.2013 l’obbligo di possedere una PEC riguarda tutte le imprese, i lavoratori autonomi e le Pubbliche Amministrazioni.
Con la Circolare n. 3645/C del 3.11.2011 il Ministero dello Sviluppo economico aveva ritenuto possibile comunicare al Registro delle Imprese “l’indirizzo di posta elettronica di uno studio professionale che assista l’impresa negli adempimenti burocratici, ovvero, ad esempio, di un’altra società cui l’impresa obbligata all’adempimento sia giuridicamente o economicamente collegata”.
Si consentiva quindi di indicare l’indirizzo PEC dello studio professionale a cui l’impresa aveva affidato gli adempimenti amministrativi / fiscali / ecc.; in tali casi lo studio professionale poteva utilizzare il proprio indirizzo PEC ovvero istituire, ad esempio, un unico indirizzo “comune” in relazione ai clienti gestiti.
Recentemente il Ministero dello Sviluppo economico è nuovamente intervenuto con la Circolare 9.5.2014, n. 77684 per disporre che ogni società/impresa è obbligata a possedere un proprio indirizzo PEC utilizzato e riconducibile esclusivamente alla stessa. Quindi le indicazioni operative precedentemente fornite (possibilità di indicare la PEC di un terzo) “sono da ritenersi ormai superate … risultando oggi indubitabile che per ogni impresa (sia essa societaria o individuale) debba essere iscritto, nel registro delle imprese, un indirizzo di PEC alla stessa esclusivamente riconducibile”.
In ogni caso lo stesso Ministero precisa “ciò non impedirà … di continuare eventualmente a delegare la gestione operativa di tali indirizzi pec univoci, sia da parte delle imprese individuali che da parte delle società, a soggetti terzi o professionisti ovvero, come avviene in taluni casi per le società, alla società del gruppo che cura per talune alcuni servizi amministrativi comuni”.
Tuttavia in tali casi , a differenza del passato, il soggetto terzo delegato a curare gli adempimenti della società/impresa dovrà utilizzare un indirizzo PEC per ciascun soggetto gestito.
Qualora la CCIAA riscontri che lo stesso indirizzo di PEC è utilizzato da più società/imprese, intima le stesse a sostituire detta PEC con un indirizzo “proprio” e in caso di inadempienza, l’indirizzo PEC “non esclusivo” viene cancellato d’ufficio .
Dall’intimazione una società ha tempo 3 mesi; un’impresa individuale ha tempo 45 giorni; per comunicare il proprio indirizzo PEC “esclusivo”.
Decorso inutilmente detto termine, si configura l’omessa presentazione della domanda di variazione dei dati già comunicati alla quale è applicabile la sanzione da € 103 a € 1.032 di cui all’art. 2630, C.c..