Il termine è di 3 mesi dalla trasmissione telematica della dichiarazione dei redditi.
Pertanto imprese e lavoratori autonomi devono provvedere alla stampa dei libri contabili tenuti con sistemi meccanografici (libro giornale, registri Iva, libro inventari).
Analogamente coloro che hanno adottato la conservazione elettronica dei documenti dovranno provvedere alla conservazione sostitutiva delle scritture contabili relative all’anno 2015 secondo le modalità che garantiscano l’immodificabilità del documento, la sua integrità, l’autenticità e la leggibilità.
Il termine entro cui effettuare la stampa dipende dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.
I libri ed i registri sopra indicati, devono esclusivamente essere numerati progressivamente, a cura del contribuente, in ogni pagina con indicazione dell’anno di riferimento (es. 1/2016, 2/2016, …).
La numerazione non deve essere eseguita preventivamente per l’intero libro e per tutto il periodo di imposta, ma può essere effettuata nel momento stesso di utilizzo delle pagine.
Per il libro giornale e per quello inventari è previsto poi l’obbligo di corresponsione dell’imposta di bollo di importo pari ad euro 16 per ogni 100 pagine o frazione di esse .
L’imposta di bollo è dovuta per ogni 100 pagine effettivamente utilizzate; di conseguenza se nel corso dell’esercizio 2016 sono state utilizzate 75 pagine del libro giornale con apposizione del bollo sulla pagina numero 1 (pertanto libro giornale stampato dalla pagina 1/2016 alla pagina 75/2016), il nuovo bollo andrà apposto solo a partire dalla pagina 36/2017.
L’imposta di bollo può essere assolta mediante applicazione del contrassegno telematico sulla prima pagina numerata oppure versamento con modello di pagamento F23 (codice tributo “458T imposta di bollo su libri e registri”) e riporto degli estremi della relativa ricevuta di pagamento sulla prima pagina numerata.
Occorre che l’imposta sia assolta prima di porre in uso il registro, ossia prima di effettuare le annotazioni sulla prima pagina.
Nel caso di tenuta del libro giornale e del libro inventari su supporti informatici l’imposta di bollo è dovuta ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse e deve essere versata in un’unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio con modello F24 utilizzando il codice tributo 2501 e quale anno di riferimento l’anno per il quale è effettuato il pagamento.
E’ prevista una sanzione da euro 1.000 ad euro 8.000 per chi non tiene o non conserva le scritture contabili, i documenti e i registri previsti dalle leggi in materia di imposte dirette e di Iva ovvero i libri, i documenti e i registri, la cui tenuta e la cui conservazione è imposta da altre disposizioni.
Tuttavia la sanzione può essere ridotta fino alla metà del minimo quando le irregolarità rilevate nei libri e nei registri o i documenti mancanti siano di scarsa rilevanza e non ne sia derivato ostacolo all’accertamento delle imposte dovute.
La sanzione va irrogata in misura doppia invece se vengono accertate evasioni dei tributi diretti e dell’Iva complessivamente superiori, nell’esercizio, ad euro 50.000.
Infine si ricorda che è prevista la reclusione da 1 anno e 6 mesi a 6 anni per chiunque - al fine di evadere le imposte sui redditi e l’Iva o di consentire l’evasione a terzi occulta - distrugge in tutto o in parte le scritture contabili e documenti di cui è obbligatoria la conservazione, in modo da non consentire la ricostruzione dei redditi o del volume d’affari.