In particolare viene affrontata la questione della comunicazione del luogo di conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari.

Nel caso in cui il conservatore dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari sia un soggetto diverso dal contribuente e dal depositario delle scritture contabili, non sussiste l'obbligo di comunicare all'amministrazione finanziaria gli estremi identificativi.

Con riferimento all’obbligo di comunicare il luogo di conservazione , la sezione relativa a “soggetti depositari e luoghi di conservazione delle scritture contabili”, va compilata quando i depositari stessi sono  diversi dal titolare.

Il termine  “conservazione” delle scritture contabili e i relativi modelli in uso fanno riferimento ai soli documenti cartacei , quindi, sostanzialmente coincidente con il concetto di “deposito”; occorre ora tenere conto del processo di dematerializzazione dei documenti fiscalmente rilevanti.

Colui che opera solo il processo di “conservazione elettronica” dei documenti fiscali, può coincidere con il contribuente ; oppure può assumere la veste del depositario (ossia di colui che gestisce la contabilità e che, ai fini fiscali, assume specifiche responsabilità); o infine essere un soggetto terzo.

In questo ultimo caso , poiché il conservatore “ elettronico”  non è il depositario delle scritture, il contribuente non è tenuto a farne comunicazione mediante il modello AA9/11 (essendo, in ogni caso, gli estremi identificativi del conservatore riportati obbligatoriamente nel manuale della conservazione).

In caso di accesso, i verificatori devono essere messi in condizione di visionare e acquisire direttamente, presso la sede del contribuente ovvero del “depositario” delle scritture contabili, la documentazione fiscale, compresa quella che garantisce l’autenticità ed integrità delle fatture, al fine di verificarne la corretta conservazione.