Prove generali di conservazione.
Molti soggetti, anche diversi dalle Pubbliche Amministrazioni, sono destinatari di fatture elettroniche sia per l’acquisto di carburanti all’ingrosso, sia per le fatture emesse dai subappaltatori nel contesto di opere pubbliche.
Si ricevono fatture elettroniche –anche se non obbligatorie – ad esempio nel caso di forniture da distributori stradali per effetto di contratti di netting, oppure perché i fornitori hanno scelto liberamente di emetterle.
Sono previste diverse modalità di conservazione, a seconda che l'emissione della fattura elettronica sia obbligatoria o facoltativa.
Le fatture elettroniche emesse obbligatoriamente devono essere conservate con modalità elettroniche (art. 39 D.P.R. n. 633/1972); in particolare:
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la prima modalità ( provvedimento dell'Agenzia delle Entrate 30.04.2018, n. 89757) prevede di conservare elettronicamente le fatture ricevute dal Servizio di Interscambio (Sdi) utilizzando il servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia. In questo caso l’impresa aderisce all’accordo di servizio pubblicato nell’area riservata sul sito deb dell'Agenzia delle Entrate. L’accesso dovrebbe essere consentito al singolo contribuente oppure mediante un intermediario abilitato alla trasmissione telematica delle dichiarazioni fiscali (art. 3 D.P.R. n. 322/1998) oppure a qualsiasi altro soggetto (esempio società di software o banca).
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La seconda modalità di conservazione ( si veda la circolare 2.07.2018, n.13 risposta 3.2) consente ai soggetti passivi Iva di portare in conservazione anche copie informatiche delle fatture elettroniche in uno dei formati contemplati dal D.P.C.M. 3.12.2013 (PDF, JPG, TXT) considerati idonei ai fini della conservazione.
Nel caso di fatture elettroniche non obbligatorie, gli acquirenti, non essendo obbligati a ricevere le fatture elettroniche, non sono tenuti alla conservazione con modalità elettroniche.
Si ricorda che l’art. 21 D.P.R. n. 633/1972 non impedisce al cedente/prestatore di emettere le proprie fatture in formato elettronico attraverso il SdI; tuttavia, in caso di mancata accettazione del destinatario, il cedente dovrà inviare la fattura in formato cartaceo o digitale (PDF).
In questo caso, il destinatario sarà libero di conservare la fattura cartacea o di portarla in conservazione sostitutiva secondo le regole previste dalla normativa vigente.