L’assemblea viene convocata entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.
In alternativa entro 180 giorni, qualora lo statuto lo consenta, per le società tenute alla redazione del bilancio consolidato o qualora sussistano particolari esigenze relative alla struttura ed all’oggetto della società, così come disposto dall’articolo 2364 del c.c., richiamato per le S.r.l. dall’articolo 2478-bis del c.c..
Le particolari esigenze che comportano il differimento del termine devono essere riconosciute dagli amministratori con una delibera da adottarsi prima del termine di 120 giorni ; inoltre devono essere segnalate nella Relazione sulla gestione ovvero in Nota integrativa, qualora il bilancio sia redatto in forma “abbreviata”.
Il rinvio può essere disposto nei seguenti casi:
- esistenza di sedi operative distaccate, anche all’estero, ciascuna dotata di propria autonomia gestionale e contabile, con conseguente necessità di consolidamento dei risultati;
- esistenza di cause di forza maggiore (ad esempio, calamità naturali, furti, incendi);
- partecipazione della società ad operazioni di ristrutturazione aziendale (ad esempio, fusione, scissione, conferimento, ecc.);
- esistenza di patrimoni destinati a specifici affari (articoli 2447-bis e ss. cod. civ.);
- presenza, tra le immobilizzazioni finanziarie, di una partecipazione valutata con il metodo del patrimonio netto;
- variazione dei sistemi informatici per la rilevazione delle operazioni di gestione;
- dimissioni, malattie o comunque assenza di amministratori, direttori generali, responsabili amministrativi o altre figure indispensabili per la predisposizione del bilancio d’esercizio;
- recepimento, ai fini della predisposizione del bilancio, dei Principi contabili internazionali;
- necessità di disporre, per le imprese edili, dell’approvazione degli stati di avanzamento lavori (SAL) da parte del committente.
La mancata motivazione del rinvio della convocazione oltre il termine di 120 giorni, non invalida la delibera di approvazione del bilancio; tuttavia può incidere sulla responsabilità degli amministratori ( art. 2392 c.c.).
Il deposito del bilancio deve essere poi effettuato presso il competente Registro delle Imprese, individuato in relazione all’ubicazione della sede legale, nel caso di società o consorzio, ( della sede secondaria, nel caso di società estera).
Le modalità previste sono quella telematica o su supporto informatico completo di firma digitale.
La domanda di deposito del bilancio va sottoscritta con firma digitale, alternativamente da un amministratore o dal liquidatore della società. Se l’invio telematico viene effettuato da un intermediario, sulla distinta va apposta anche la firma digitale del professionista incaricato.
Il soggetto tenuto alla presentazione di documenti ed atti alla camera di commercio deve provvedere al pagamento dell’imposta di bollo e dei diritti di segreteria.
Per correggere errori contenuti in bilanci già depositati deve essere presentata una nuova pratica di deposito completa della documentazione prevista, compreso un nuovo verbale di assemblea che approva il bilancio corretto.
Il nuovo deposito va eseguito nel termine di 30 giorni dalla data del nuovo verbale. In tal caso, sono dovuti 62,70 euro per diritti di segreteria e 65,00 euro per imposta di bollo.
Nel caso in cui gli errori riguardino la redazione dell’elenco soci, si procede al solo deposito dell’elenco soci senza allegare alcun atto.
L’articolo 2630 del cod. civ. individua, come di consueto, le sanzioni amministrative pecuniarie previste in materia di deposito del bilancio: