Gli artt. 31 e 32 del DLgs. 231/2007 sono dedicati agli obblighi di conservazione.
Sono stati oggetto di modifica dall’art. 2 del DLgs. 90/2017.
I soggetti obbligati conservano copia dei documenti acquisiti in occasione dell’adeguata verifica della clientela e l’originale ovvero copia avente efficacia probatoria ai sensi della normativa vigente, delle scritture e registrazioni inerenti le operazioni.
Inoltre, i documenti conservati devono rendere possibile quanto meno la ricostruzione univoca dei seguenti elementi:
- la data di instaurazione del rapporto continuativo o del conferimento dell’incarico;
- i dati identificativi del cliente, del titolare effettivo e dell’esecutore;
- informazioni sullo scopo, sulla natura del rapporto della prestazione;
- data importo e causale dell’operazione;
- mezzi di pagamento utilizzati.
Secondo l’art. 32 co. 1 del DLgs. 231/2007: “I soggetti obbligati adottano sistemi di conservazione dei documenti, dei dati e delle informazioni idonei a garantire il rispetto delle norme dettate dal codice in materia di protezione dei dati personali (DLgs. 196/2003) nonché il trattamento dei medesimi esclusivamente per le finalità del decreto”.
Inoltre, le modalità di conservazione adottate devono prevenire qualsiasi perdita dei dati e delle informazioni ed essere idonee a garantire la ricostruzione dell’operatività o attività del cliente nonché l’indicazione esplicita dei soggetti legittimati ad alimentare il sistema di conservazione e accedere ai dati e alle informazioni ivi conservati.
Le predette modalità devono, altresì, assicurare:
- l’accessibilità completa e tempestiva ai dati e alle informazioni da parte delle autorità di cui all’art. 21 co. 4 lett. a);
- la tempestiva acquisizione, da parte del soggetto obbligato, dei documenti, dei dati e delle informazioni, con indicazione della relativa data;
- l’integrità dei dati e delle informazioni e la non alterabilità dei medesimi successivamente alla loro acquisizione;
- la trasparenza, la completezza e la chiarezza dei dati e delle informazioni nonché il mantenimento della storicità dei medesimi (art. 32 co. 2 del DLgs. 231/2007).
La conservazione elettronica appare più idonea a garantire l’integrità dei dati e delle informazioni e la non alterabilità dei medesimi successivamente alla loro acquisizione.
Si può comunque ritenere che la conservazione cartacea sia ammissibile anche con la nuova disciplina.
Contenuto del fascicolo della clientela:
- Copia del documento di riconoscimento
- Fotocopia codice fiscale
- Fotocopia partita IVA
- Visura camerale
- Verbale Cda di nomina
- Scheda di valutazione del rischio
- Eventuale ulteriore documentazione richiesta dal professionista per l’individuazione del titolare effettivo
- Documentazione in base alla quale si è verificata la possibilità di applicare obblighi semplificati o rafforzati di adeguata verifica della clientela
- Eventuale attestazione per l’esecuzione dell’obbligo di adeguata verifica da parte di terzi
- Copia del mandato professionale
- Dichiarazione da parte del cliente: sul titolare effettivo dell’operazione; sullo scopo e sulla natura dell’attività o dell’operazione per la quale è richiesta la prestazione professionale; sui mezzi economici e finanziari per attuare l’operazione o instaurare l’attività.
- Scheda per l’adeguata verifica della clientela
- Valutazione del rischio
- Scheda per il controllo periodico sul rispetto delle limitazioni all’utilizzo del denaro contante
- Documenti delle prestazioni professionali svolte
- Documentazione relativa alla cessazione della prestazione professionale o dell’operazione
- Ogni altro documento o annotazione che il professionista ritenga opportuno conservare ai fini della normativa antiriciclaggio