La Circolare n. 23743/2014 della Motorizzazione Civile ha fornito importanti chiarimenti sui veicoli aziendali.
L'obbligo di aggiornamento della carta di circolazione sussiste anche nel caso in cui un veicolo sia concesso in via temporanea in comodato per un periodo di tempo superiore a 30 giorni.
La Circolare chiarisce, tuttavia, che essendo il comodato, per sua natura, a titolo gratuito, non si è in presenza di un contratto di comodato nel caso in cui la disponibilità del veicolo costituisca (in tutto o in parte) un corrispettivo , come ad esempio, per una prestazione di lavoro subordinato o altra prestazione d'opera.
Inoltre, il comodato di veicoli aziendali comporta un uso esclusivo e personale del veicolo in capo all'utilizzatore.
Pertanto, l'obbligo di aggiornamento della carta di circolazione non sussiste in caso di:
• utilizzo di veicoli aziendali a titolo di "fringe benefit" essendo una "retribuzione in natura" consistente nell'assegnazione del veicolo al dipendente che lo utilizza sia per esigenze di lavoro che per esigenze private. Viene meno, quindi, il carattere di gratuità e, quindi, non ricorre il caso di comodato.
• utilizzo promiscuo di veicoli aziendali (a titolo diverso dal fringe benefit, cioè il dipendente subisce una trattenuta per la parte di uso privato): in tal caso, infatti, il veicolo è impiegato dal dipendente sia per l'esercizio di attività lavorative, che per raggiungere la sua sede di lavoro o la sua abitazione o anche nel tempo libero e, quindi, viene meno il requisito dell'uso esclusivo e personale del veicolo;
• utilizzo del medesimo veicolo aziendale da parte di più dipendenti: in tal caso infatti, viene meno sia l'esclusività e personalità del veicolo aziendale che la continuità temporale dello stesso.
L'obbligo sussiste, invece, in caso di:
• veicoli concessi in comodato a soci, amministratori o collaboratori dell'azienda;
• veicoli intestati all'imprenditore individuale se essi sono un bene strumentale d'impresa. In tal caso, il relativo comodato impone solo l'aggiornamento dei dati dell'Archivio Nazionale dei Veicoli e non anche della carta di circolazione; se, invece, il veicolo risulta essere bene personale dell'imprenditore, il relativo comodato comporta sia l'obbligo di aggiornamento dei dati dell'Archivio Nazionale dei Veicoli, sia quello di aggiornamento della carta di circolazione;
• veicoli concessi in comodato a persone fisiche o anche ad altre aziende, enti o organizzazioni.
Resta esclusa l'annotazione di sub-comodati